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NPO法人アンチエイジングネットワーク理事長が、『アンチエイジングな日々』を
軽快な筆致でつづります。 どうぞお気軽にコメントをお寄せください。
秘書の有難さ
秘書の資質について書いていたら、娘が口をはさんだ。
“アヤ(僕のあだな)の秘書の第一条件は、アヤの字が判読できること”
留学先の大学では、僕は三大悪筆の筆頭だった。
日本語はもっと難しい。日本でも二位を大きく引き離しているのでは、という自負がある。
書いて五分後には、自分でも読めなくなることがしばしばだ。

所でアメリカでは、秘書は専門職でそれなりの教育を受け、資格をとる。また、医者の秘書はそれプラスの教育を受けるようだ。まず、医師のハンドライティングの解読が必須の研修科目とされているのは冗談でもないようだ。

教授に秘書がつくようになったのは日本では割に最近のことで、昔は日本の医学部教授は、秘書は自前で雇っていたものである。
北里ではそれも許されなかかった。
アメリカ帰りの僕は、それでは仕事にならぬと、学部長にかけあった。
では、秘書の仕事を列挙せよ、と言う。
これが秘書の仕事を理解しない、まったく馬鹿げた物言いである。
勿論スケジュール調整、外部からの電話の応対、訪問客の接遇等、はっきりした業務は列挙できる。
だが、問題は何とも明文化出来ない、何処にも持っていきようのない、その挟間の調整というか、がほとんどである。

とりあえずはっきりしているものから列挙すると
①スケジュール調整。
ボスが多忙の場合はこれが重要である。僕みたいに暇なボスでも、年中気が変わったり、スケジュール表を見るのを忘れるのは、本当の秘書泣かせよ、と配偶者によく言われる。
②電話など外部との応対。
これもデリケートなものを含む。アポなど相手によって緊急度、必要度の判断をせねばならぬからだ。
取り次ぐべきかどうか、またどう断るか、腕の見せ所である。
③手紙の開封。
これは人によって違うが、僕はすべての手紙を開封してもらい、緊急度に応じて対応するか、秘書レベルで対処してもらうようにしている。
例えば、“子供を認知してくれ”とか、「差し押え令状」などは、身を張ってボスを守るのも秘書の大事な仕事の一つだ。

④ボスの指令が不適切と思えた時どうするか?
これは微妙である。明らかにやばい場合、ある秘書は、“それでよろしいでしょうか?”とやんわり念を押してきたものだ。其の時は今一度考えなおすようにしていた。
⑤その同じ秘書だが、“君は口が堅いね”と褒めたら、“秘書の秘は秘密の秘ですから”と言う答えが返ってきた。

人によっては秘書を必要としないタイプもあるが、僕には必須の存在で、秘書なしには仕事どころか、頭も働かない。
だから、幸いこれまで素晴らしい秘書に恵まれてきたことには、まことに感謝している。
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by n_shioya | 2011-10-01 21:21 | コーヒーブレーク | Comments(5)
Commented by 船長 at 2011-10-02 06:35 x
「恵まれた」と言ってもらえる秘書さん達はお幸せですね
なんと言っても秘書を「専門職」はおろか「人」としても扱わないような方の多いお国柄
なかなか誇りを持てないのでは、と思ったことがあります
「蹴られ役、動くサンドバッグですから」と自嘲なさった某政治家の元秘書氏、
「テイのいい愛人」と陰口を叩かれている有能な秘書嬢など
本来の仕事の評価が二の次なのが気になっておりましたから、とても興味深いお話です
それにしても、先生の場合、「お好きなお茶の時間を内部からの追及から守る」
なんてお仕事は加わりませんか?
Commented at 2011-10-02 06:42 x
ブログの持ち主だけに見える非公開コメントです。
Commented at 2011-10-02 06:48 x
ブログの持ち主だけに見える非公開コメントです。
Commented by マジョルカ at 2011-10-03 13:58 x
先生、秘書についての第二弾、ありがとうございます! 有時にも身を張ってボスをお守りできるよう、まずは肉体改造に取り組みます! また、教授室には美味なお菓子がいつも潤沢にあるそうで(という噂、本当でしょうか?)、誘惑を断ち切る修行も、私には必要がありそうです。ご無理のない範囲で、次回の秘書編、楽しみにしております!
Commented by n_shioya at 2011-10-05 21:36
マジョルカさん:
ぼろ簿と思いだすことが多く、秘所論で一冊本が書けそうです。


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